Piloter par la Valeur, la Clé d’une Gestion de Projet Réussie ? 

La gestion de projet est une discipline essentielle pour atteindre des objectifs  business définis,  dans les délais et les budgets impartis. Parmi les différentes approches existantes, le pilotage par la valeur se distingue comme une méthode particulièrement efficace et pragmatique. 

Il s’agit d’une approche de gestion de projet où la valeur délivrée au client ou à l’utilisateur final est au cœur de toutes les décisions et actions. Contrairement aux méthodes traditionnelles qui n’intègrent pas ou peu d’interactions avec le client et qui ont tendance à constater la valeur créée en fin de projet, le pilotage par la valeur considère celle-ci comme un fil rouge orientant l’ensemble des décisions inhérentes au projet. 

La notion de valeur ne se limite pas ici à l’aspect financier, mais englobe des éléments qualitatifs tels que la satisfaction des besoins utilisateurs, l’amélioration des processus internes, ou encore l’innovation. Ainsi, piloter par la valeur signifie orienter le projet vers la création de la plus grande valeur possible, que celle-ci soit tangible ou intangible pour l’utilisateur ou le client final. 

Mais qu’apporte réellement cette approche, et surtout, comment l’appliquer ? Explorons les principes fondamentaux de cette approche et les méthodes pour la mettre en œuvre et garantir des résultats optimaux. 

Pourquoi Piloter par la Valeur ? 

Malgré le respect des délais et des budgets, la gestion de projet traditionnelle peut parfois conduire à des résultats moyens voire médiocres.  

Prenons l’exemple concret du système de gestion des bagages de l’aéroport de Heathrow, à Londres. Utilisant la méthode Waterfall, le projet a figé les spécifications initiales et n’a pas adapté le système aux besoins évolutifs des utilisateurs. Au cours des nombreuses années de développement, le volume de passagers a augmenté, de nouvelles technologies sont apparues et les pratiques en matière de sécurité ont changé. À l’inauguration en 2008, plus de 28 000 bagages ont été mal acheminés, entraînant des retards massifs et des coûts supplémentaires, sans parler du coût en matière d’image. 

Force est de constater que la rigidité de ces méthodes peut facilement faire perdre de vue le besoin réel de l’utilisateur ou amener à négliger des opportunités d’innovation. 

Le pilotage par la valeur vise à combler ces risques en plaçant la création de valeur au centre de la gestion de projet. 

Voici les trois principales caractéristiques de ce mode de gestion : 

• Répondre aux Besoins Réels : Un projet peut être techniquement réussi mais échouer à satisfaire ses utilisateurs. En mettant l’accent sur la valeur, les gestionnaires de projet s’assurent que les besoins des parties prenantes sont bien compris et priorisés ;

• Optimisation des Ressources : En se concentrant sur ce qui apporte réellement de la valeur, les équipes peuvent éviter de gaspiller du temps et des ressources sur des aspects non essentiels du projet ;
• Amélioration Continue : Le pilotage par la valeur encourage une réflexion constante sur l’amélioration et l’innovation, assurant ainsi que le projet reste pertinent et efficace face aux évolutions du marché, des technologies et de la vie de l’organisation. 

Comment Piloter par la Valeur ? 

Piloter par la valeur nécessite une démarche structurée et des outils adaptés. Chez Kanbios nous avons identifié ci-dessous les quatre étapes qui nous semblent essentielles pour appliquer cette démarche : 

1 – Définir la valeur : La première étape consiste à identifier ce qui constitue de la valeur pour les parties prenantes. Cela peut inclure des enquêtes, des ateliers ou des analyses de besoins. 

Il est d’autant plus important de définir la valeur de manière formelle et partagée  qu’elle peut diverger d’une partie prenante à une autre. 

Par exemple, si l’utilisateur final souhaite simplifier son expérience utilisateur, le sponsor peut souhaiter,  au contraire, ajouter du contrôle voire limiter certains accès à l’utilisateur. Pour ne pas s’y perdre, il est recommandé d’identifier un client sponsor. Ce dernier porte cette notion de valeur à travers une vision stratégique collégiale qu’il est en mesure de décliner en objectifs stratégiques et opérationnels pour lever les points de blocage. 

2 – Mesurer et suivre la valeur : Quantifier la valeur est une étape indispensable au pilotage par la valeur. En effet, comment pouvons-nous faire un choix entre deux options si nous ne valorisons pas la valeur apportée par l’une et par l’autre ? 

C’est ici qu’interviennent les indicateurs clés de performance (KPIs). Trop souvent oubliés, ils sont pourtant des outils essentiels dans la mesure du succès et dans l’orientation des décisions. Ils doivent être établis pour suivre les progrès et ajuster les actions. Ils varient ainsi en fonction de la valeur et des objectifs stratégiques recherchés par l’entreprise. En voici quelques exemples :  

Mais comment s’assurer d’avoir choisi les bons KPIs pour son projet ? Un bon KPI est un indicateur à partir duquel on est en mesure de tirer des conclusions et des actions, dans le but d’orienter nos décisions. 

Selon l’ampleur du projet, il peut être pertinent de s’équiper d’un outil adapté simplifiant la lecture des KPIs (outils de data visualisation par exemple) et de documenter lors de la définition des KPIs les comportements envisagés, accompagnés de que cela implique pour le projet. Ce sont ces ressources qui permettront une prise de décision rapide et éclairée. 

Le suivi des KPIs s’accompagne également d’un travail sur la qualité et la fiabilité des données. S’assurer de disposer de données à jour et collectées régulièrement est un prérequis à toute interprétation et décision. 

3 – Prioriser les Activités en fonction de la valeur qu’elles génèrent : Une fois la valeur identifiée et mesurée, il devient possible de l’intégrer dans les critères de priorisation des activités. Cela permet de s’assurer que les activités les plus importantes sont bien traitées en priorité. 

Le cadre de travail Agile se révèle particulièrement efficace pour mener cette priorisation des activités par la valeur, pour plusieurs raisons : 

• Les méthodes agiles sont intrinsèquement flexibles, permettant de réévaluer et de réajuster les priorités en fonction des retours d’expériences et nouvelles données ;

• Elles favorisent la communication et la transparence à travers les revues et sprints quotidiens, permettant de s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur les priorités et la valeur apportée ;

• Enfin, les méthodologies agiles placent les besoins des utilisateurs au cœur du processus de développement, s’assurant ainsi que les activités priorisées sont bien celles qui apportent le plus de valeur réelle aux utilisateurs finaux. 

Pour en savoir plus sur les méthodes agiles et outils associés, nous vous invitons à lire l’article Kanbios Méthodes agiles – Scrum, Kanban, Lean, Safe – Halte au mélange de genres qui décrit les outils et les bonnes pratiques d’utilisation. 

4 – Itérer et adapter la stratégie en continue : Le pilotage par la valeur implique enfin une boucle de rétroaction continue. 

Les retours des utilisateurs et des parties prenantes, l’analyse des KPIs, les analyses externes et évolution du marché doivent être intégrés en permanence pour adapter le projet. 

Utiliser cette méthode de pilotage, c’est se donner l’agilité de faire évoluer en continue les choix pris en amont en se basant sur l’intérêt maximisé du client/utilisateur. A noter que modifier les choix en cours de projet coûtera toujours moins d’énergie, de temps et d’argent que de le faire post livraison. 

Pour résumer, la clé du pilotage par la valeur réside dans l’analyse et l’évaluation comparative régulière de la valeur apportée, et la prise en compte de ce paramètre dans les priorités données au projet. 

Cette approche permet de répondre plus efficacement aux besoins des utilisateurs, mais aussi d’optimiser l’utilisation des ressources et de favoriser une culture d’amélioration continue. Les gestionnaires de projet peuvent, au-delà d’atteindre les résultats fixés, assurer la pertinence du rendu pour l’ensemble des parties prenantes et inscrire la valeur créée par leurs projets et leurs produits digitaux dans la durée.